Où trouver l'information ?

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Éminent Linguiste

Posté par cariacou, le 24 janvier 2016 à 20h34

Chers Parents, bonjour !

A l'heure de la génération Y et du virtuel 2.0, à l'heure des réseaux sociaux, des smartphones, à l'heure où tout va très vite et encore plus vite, on pourrait croire que communiquer un message soit devenu enfantin, simple et sans accroc. LOL comme dirait votre adolescente.
Justement, ça complique parfois les choses, et pas qu'un peu. Ajoutons à cela une certaine tendance à faire le mot en dernière minute et la confusion des réseaux/moyens pour parvenir aux destinataires ... hé bien on se retrouve parfois bien en peine d'un côté à savoir à qui on a communiqué le contenu ou qui devait le faire, de l'autre côté à rassembler les informations pour tel ou tel évènement.

Ce mot, justement, est là pour baliser un peu les choses et rassurer : quoiqu'il arrive, il y a toujours une solution !

1. Sachez tout d'abord que le moyen actuellement privilégié par les 3 staffs et par les commissions qui se chargent des activités spéciales (du type Nuit Magique ou Relais pour la vie) est le bon, le vieux, le simple, le pratique (sauf s'il pleut), le concret, le matériel ... MOT.
Il est distribué en fin de réunion par les animateurs.
Normalement, il est censé arrivé 2 semaines avant l'évènement qu'il annonce.
Il faut toujours demandé aux enfants s'ils n'ont pas reçu un papier (qu'ils auraient oublié dans leur poche ou jeté malencontreusement).

2. Si votre enfant n'était pas à la réunion où le mot était distribué, plusieurs cas particuliers s'offrent à nous :
2.1. Il est donné à un frère ou une sœur d'une autre section (ou qui est animateurs !). De même : "Il faut toujours demandé aux enfants s'ils n'ont pas reçu un papier (qu'ils auraient oublié dans leur poche ou jeté malencontreusement)."
2.2. Il est donné à un camarade classe, ou à un voisin. Mais cette pratique à souvent fait défaut et est de manière générale, rejetée et oubliée.
2.3. Il est donné à une réunion suivante; il faut alors que, béni soient-ils, les animateurs aient prévu leur coup de "3 semaines à l'avance" ... mais ne riez pas, ça arrive !
2.4. Il est distribué de la semaine, lorsqu'un des animateurs à le temps de faire un tour en auto.
2.5. La solution la plus régulière et satisfaisante (pour être sûr que l'info arrivera à bon port) : le Mot est envoyé par courrier et arrivera par la poste courant de la semaine.

Voilà donc, ce qu'il se passe, lorsque les animateurs désirent vous faire parvenir un mot annonçant un changement de modalités pour telle réunion, annonçant le thème et le déguisement pour la Fête d'Unité ou annonçant encore la tenue d'un évènement nouveau non repris dans le calendrier ou modifiant les heures de réunions habituelles.
Grosso Modo, notez bien cette petite astuce, qui vous permettra peut-être d'interpeler les animateurs et leurs informations invisibles alors qu'il vous semblait pourtant devoir attendre quelque chose : pour tous les rendez-vous qui ne sont pas des réunions ordinaires, vous recevez normalement un MOT deux semaines avant annonçant les modalités, les heures, les thèmes, les rendez-vous, etc.. Il s'agit des hikes, des réunions interunités, des NM, FU, des réunions calendriers, arc-en-ciel, de Noël, ...

3. Deux autres moyens de communiquer, un peu plus modernes, s'ajoutent ici. En plus du MOT qui est envoyé d'une manière ou d'une autre, les sections (chacune selon leurs préférences) associe à la forme papier, une forme virtuelle.
Le courriel ou le sms viennent souvent faire une piqûre de rappel, insister sur un point ou tout simplement reprendre le contenu des informations papiers. Attention : ce n'est pas une copie du mot (souvent les courriels sont plus complets et présente plusieurs évènements, et les sms concentre leur pouvoir communicationnel sur un point ou l'autre dont il faut particulièrement faire attention), ni quelque chose qui le remplace ; c'est un rappel, une présentation différente. D'ailleurs à la troupe, si nous envoyons des courriels plus ou moins une fois par mois aux parents, nous tenons à conserver le système de mot-papier car nous pensons qu'il est tout à fait possible de donner la responsabilité aux animés de faire passer les informations et qu'ils sont en âge de recevoir, analyser et agir en fonction des infos : ce sont nos interlocuteurs privilégiés, même si un courriel en arrière-fond aux parents peut fonctionner comme roue-de-secours ou simplement politesse envers eux.

Voili Voilou. Avec ces détails, vous savez normalement à quand vous attendre à recevoir un message et du contenu, à quand il n'est pas normal que nous n'ayez toujours aucune information, et de quelle manière globalement nous fonctionnons.
Quelques petites précisions :
* Chaque section est responsable de sa communication. Ainsi il faut toujours bien distinguer les informations circulant simultanément pour les loups (pour le déguisement de la Nuit Magique par exemple) et pour les baladins. Ca demande parfois un peu de jonglage pour les parents ayant des enfants dans chacune des sections, --respect--.
* Chacune des sections a nommé un responsable communication. N'hésitez pas à vous renseigner : de qui s'agit-il ? et de prendre ses coordonnées.
* Si vous rencontrez des problèmes récurrents au sujet de la transmission classique des informations (mots distribués puis mots postés; sms ou courriel), il faut venir le dire aux animateurs de section qui prendront dès lors les mesures pour ne plus que ça se réitère. L'animateur responsable est là pour ça, ainsi que l'animateur responsable de la communication. La communication est un jeu d'aller-et-retour infini.


Un article consacré à la communication est également l'occasion de présenter, pour certains, de remettre en mémoire pour d'autres, que nous sommes IN, que nous sommes branchés, que nous sommes à la pointe !
En effet : nous sommes vendredi 18h00 et vous constatez, suant de stresse, que demain c'est hike ! et que vous n'avez aucune aucune aucune information si ce n'est ce post-it sur le four à micro-ondes. Où est passé le mot ? L'gamin l'a mangé, l'petite a colorié dessus, l'autre à oublié de le sortir de la poche de son Jean's et voilà que ça fait un beau pâté, le chef n'a pas distribué le mot aux absents, ... : on cherche le fautif plus tard, d'abord il faut les renseignements. Hé bien, il existe une multitude de pistes :

1. Le GSM. Chaque animateur en a un. Celui du chef responsable, entre autres, se trouve dans le braise, souvent après chaque MOT, il est répété et au pire chaque animateur à le numéro de chaque animateur ! Il ne faut pas non plus oublier que nous habitons encore tous chez nos parents et que les pages blanches peuvent se révéler encore un peu précieuses.
Un coup de fil donc et hop, vous saurez tout ce qu'il faut savoir.
2. Le Braise. Le trimestriel comporte plein d'informations. Parfois des informations très concrètes. Reportez-vous à lui : au mieux, l'article annonçant le hike se trouve dedans, au pire vous y trouverez les numéros des animateurs et des animateurs d'Unité et vous y trouverez le calendrier qui pourra vous confirmer que oui, il y a bien hike demain !
3. Le site web de l'Unité : www.scoutsderosee.be ! Quand je vous disais qu'on était à la pointe de la technologie, on a notre propre site web, que vous trouverez aisément (si vous ne connaissez plus l'adresse url) en tapant dans un moteur de recherche scouts et rosee. Le site web est vraiment ZE OUTIL. Il y a dedans :
* le calendrier de toutes nos activités, sans cesse mis à jour.
* les différents numéros des Braises
* les contacts nécessaires pour joindre les animateurs
* de quoi nous joindre par courriel
* et, à 90%, le MOT qui est imprimé en papier pour être distribué à la réunion, se retrouve également sur le site dans les pages de section.
Le site web, c'est vraiment tip-top. (Et en plus, il permet un accès (après que vous ayez demandé le mot de passe) à tous nos albums photos et au forum de l'unité!!).
4. Et bien entendu, même si nous préférerions que ce soit le site web qui serve vraiment, nous sommes sur Facebook (mais attention que rien ne promet que nous répondions via ce moyen qui reste et doit rester avant tout un réseau de loisir pour les animateurs qui l'utilisent : nous avons suffisamment de moyen pour ne pas devoir assumer la communication via ce média).

Voili voilou, définitivement : voilà!
Je pense que tout est presque dit.
* Ce n'est pas toujours facile, et il y aura encore des erreurs; excusez-nous d'avance.
* Si vous n'avez pas l'info, elle se trouve certainement quelque part : cherchez-là, téléphonez, ... mais alors ...
* ... N'oubliez pas de nous dire si il y a un manquement ou des couacs dans la communication, de souligner ce qui ne va pas et d'entrer en communication avec les animateurs.
* J'en profite pour souligner quelque chose qui ne fonctionne pas non plus tout le temps : prévenir des absences/présences quand il l'est demandé dans les MOTS. Une Nuit Magique pour 100 enfants, ou un hike pour 40, ça ne s'improvise pas (et on ne joue pas avec nos finances) : la communication ne sera totale et parfaite que quand elle formera un cercle continu entre tous les participants.

Grand merci de votre attention et de votre lecture,
A bientôt,
Cariacou pour l'Unité



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Commentaires

Éminent Linguiste

24/01/2016 - 20:34  

svp

voici un article pour le braise :)

Profil     www.scoutsderosee.be


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